Krajowy System e-Faktur – plan wdrożenia

Po analizie możliwości zmian pod kątem biznesowym i prawnym oraz analizie możliwości technicznych przygotowania systemu, Ministerstwo Finansów potwierdza wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),

• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.

Projekt skierowany do konsultacji zawiera szereg rozwiązań mających na celu wsparcie podatników we wdrożeniu obowiązku i stosowaniu systemu w sposób możliwie prosty i sprawny. W wyniku weryfikacji założeń projektu zostały wypracowane rozwiązania, które wychodzą naprzeciw zasadniczym oczekiwaniom przedsiębiorców dotyczących wystawiania faktur w KSeF.

Dlatego do końca 2026 r.:

• będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,

• nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,

• nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).

Przed wprowadzeniem obowiązku, administracja skarbowa skupi się na edukowaniu i pomaganiu podatnikom.

Ważne terminy – integracja i testy KSeF

Równocześnie Ministerstwo przekazuje „mapę drogową” kolejnych etapów wdrażania obowiązku KSeF. 

W czerwcu 2025 r. resort udostępni informacje dotyczące nowej wersji systemu, tzw. KSeF 2.0, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r. w postaci:

• struktury logicznej FA(3), czyli wzoru faktury ustrukturyzowanej (tzw. schemy),

• dokumentacji interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania interfejsowego tzw. KSeF 2.0.

To pozwoli integratorom i dużym firmom na połączenie KSeF ze swoimi systemami. Szczególnie ważna na tym etapie będzie rola dużych integratorów, tworzących systemy informatyczne służące do wystawiania faktur, z których korzysta wiele firm i osób prowadzących działalność gospodarczą. Dla tych podmiotów szczegółowy harmonogram testów dotyczący integracji zostanie udostępniony razem z dokumentacją API.

Od 30 września będzie można testować interfejs programistyczny (API) z KSeF 2.0 (czyli udostępnionej do użytkowania od 1 lutego 2026 r.) w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy.

Natomiast od listopada 2025 r. planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, by wszyscy przedsiębiorcy mogli poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu. Takie rozwiązanie umożliwi podatnikom wcześniejsze przygotowanie się do obowiązkowego KSeF, zapoznanie się z obsługą właściwego oprogramowania oraz poznanie funkcjonalności, których będą używać od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. Dzięki temu podatnicy będą mogli pewniej i skuteczniej korzystać z systemu po jego wprowadzeniu. Faktury wystawione w środowisku testowym KSeF 2.0 (interfejs API i Aplikacji Podatnika KSeF) nie będą wywoływały skutków prawnych.

Produkcyjna wersja systemu, czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. Od tego momentu podmioty, które zostaną objęte obowiązkowym fakturowaniem, zgodnie z przedstawionym harmonogramem, będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF.

Więcej informacji o kwestiach technicznych znajduje się w prezentacji załączonej na końcu publikacji.

Certyfikaty zapewnią bezpieczeństwo

Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury. Pozwolą one na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24” w okresie obligatoryjnego KSeF. Certyfikaty zapewnią bezpieczeństwo i kompletność systemu, a jednocześnie zagwarantują ciągłość procesu wystawiania faktur niezależnie od okoliczności zewnętrznych. Kwestie techniczne związane z wygenerowaniem oraz pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostaną przedstawione w dokumentacji interfejsu programistycznego (API), która zostanie opublikowana w czerwcu 2025 r. na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

“Offline24” – szczegóły rozwiązań

Przygotowaliśmy usprawnienia dla przedsiębiorców, które będą ich wspierały we wdrożeniu KSeF. Najważniejszym z nich jest wprowadzenie bezterminowo możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie „offline24”.

Konstrukcja rozwiązania realizuje dwa postulowane przez przedsiębiorców cele.

Po pierwsze, ułatwienia w wystawieniu i wydaniu faktury na rzecz podmiotów zagranicznych lub tych, które nie posługują się numerem NIP, w sposób dla nich dogodny.

Po drugie, z rozwiązania można skorzystać przy trudnościach z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu wynikających np. z jakości sieci transmisyjnej. Taki system pozwala na wyeliminowanie obaw przedsiębiorców związanych z wydłużonym czasem oczekiwania na wystawienie faktury w KSeF.

To rozwiązanie oznacza uwzględnienie zasadniczych postulatów przedsiębiorców w zakresie wystawiania faktur w KSeF.

Zaproponowane rozwiązanie, w połączeniu z uzupełnieniem rozwiązań w zakresie trybu online wystawiania faktur w KSeF (omówionym w załączonej prezentacji), realizuje oczekiwane przez przedsiębiorców rozwiązania, tj.:

• utrzymanie zasady przekazywania wyłącznie w KSeF faktur wystawianych między przedsiębiorcami,

• ułatwienie obiegu faktur w przypadku, gdy nabywca, czy to krajowy, czy zagraniczny nie posługuje się NIP na potrzeby wystawienia tej faktury,

• ułatwienie w identyfikacji obowiązku stosowania KSeF w przypadku podmiotów zagranicznych i krajowych,

• ujednolicenie daty wystawiania faktur w KSeF – zawsze, bez względu na to czy faktura będzie wystawiona w trybie online, czy w trybie offline24, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę.

Aplikacja mobilna KSeF w twoim smartfonie

Przedsiębiorcy będą mogli zarządzać swoimi fakturami korzystając z bezpłatnej aplikacji mobilnej KSeF przygotowanej przez Ministerstwo Finansów. Dla przedsiębiorców korzystających już teraz z dobrowolnego KSeF jest ona dostępna do pobrania bezpłatnie w sklepach Google Play i App Store. Docelowo, zostanie ona zaktualizowana do wersji KSeF 2.0, dzięki czemu obecni użytkownicy będą mogli płynnie przejść do realizacji obowiązku wystawiania e-faktur po 1 lutego 2026 r.

Po uwierzytelnieniu się Profilem Zaufanym, użytkownicy mogą wystawiać, przeglądać oraz bezpieczne udostępniać faktury za pośrednictwem kanałów komunikacji elektronicznej. Aplikacja pozwala zarządzać profilami sprzedawcy, co jest szczególnie przydatne, gdy faktury są wystawiane w ramach różnych przedsiębiorstw. Dodatkowo, aplikacja mobilna pozwala na tworzenie listy nabywców i rachunków bankowych, które są przechowywane w prywatnej chmurze przedsiębiorcy, co realnie skraca czas wystawienia faktury. Poprawna wysyłka faktury gwarantuje, że znajdzie się ona w KSeF.

Nabywcy korzystając z Aplikacji Mobilnej KSeF będą mieli możliwość szybkiej weryfikacji istnienia e-faktury w KSeF.

Ułatwienia przy wystawianiu faktur masowych

Ministerstwo Finansów utrzymało w projekcie zgłaszane przez przedstawicieli firm wystawianie faktur w KSeF również dla konsumentów. Rozwiązanie to będzie dobrowolne i uprości proces wystawiania takich dokumentów.

W odpowiedzi na postulaty rynku, resort zapewni również możliwość dodania załącznika do e-faktury. Załącznik będzie stanowił integralną część dokumentu sprzedaży, a jego treść będzie ustrukturyzowana i opisana w strukturze logicznej FA(3). Spełnia to potrzebę umieszczania przez podatników w załączniku faktury, w sposób dotychczas stosowany, złożonych danych, m.in. w zakresie ceny jednostkowej, miary i ilości.

Uwagi i opinie

Przedsiębiorcy mogą zgłaszać uwagi i opinie do projektu do 25 kwietnia 2025 r. pisząc na adres [email protected]

Projekt ustawy wraz z uzasadnieniem i Oceną Skutków Regulacji, a także raport z konsultacji wraz z omówieniem dotychczas skierowanych postulatów i uwag przedsiębiorców został opublikowany w zakładkach Rządowego Procesu Legislacyjnego na stronie www.rcl.gov.pl pod poniższym linkiem: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12391205

Korzyści ze stosowania KSeF

• możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT naliczonego w krótszym terminie (40 dni zamiast standardowych 60 dni),

• brak konieczności samodzielnego przechowywania i archiwizacji większości faktur,

• brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur – w KSeF faktura nie zaginie,

• mniejsze ryzyko popełnienia błędów przy wystawianiu faktur,

• możliwość szybkiej zautomatyzowanej wymiany faktur elektronicznych między firmami,

• możliwość automatycznego importowania danych z dokumentów zakupowych do systemu finansowo-księgowego,

• wprowadzenie jednolitego formatu faktury,

• brak obowiązku dostarczania do urzędu faktur, w tym w formie JPK_FA, w trakcie kontroli lub czynności sprawdzających,

• uszczelnienie systemu podatkowego przez domniemanie autentyczności pochodzenia faktury,

• bezpieczeństwo i nienaruszalność danych - gwarancja, że treść faktury znajdującej się w KSeF nie ulegnie zmianie,

• transparentność obrotu gospodarczego.

Izba Administracji Skarbowej w Lublinie